Le ministère de l’Intérieur a récemment publié une demande d’intérêt visant à créer, déployer et gérer une plateforme nationale pour la dématérialisation et la gestion en ligne de la légalisation des signatures et de la certification de la conformité des copies aux documents originaux. Cette initiative est considérée comme une véritable révolution dans ce domaine.
Cela marque la fin d’une procédure anachronique qui impliquait des files d’attente, des pertes de temps et de ressources, ainsi que des comportements inappropriés. Les communes et les arrondissements du Royaume seront bientôt autorisés à numériser la légalisation des signatures et la certification de la conformité des copies aux documents originaux. Cette décision a été prise par le ministère de l’Intérieur, via la Direction générale des collectivités territoriales (DGCT), qui a récemment lancé une demande d’intérêt dans ce sens.
Les candidats intéressés doivent soumettre un plan de financement pour un contrat de prestation de 6 ans, en prenant en compte une moyenne de 2 400 bureaux de légalisation et de copie conforme. Les dossiers doivent être déposés avant le 26 avril 2023.
Cette initiative est particulièrement opportune et bénéfique. Elle répond aux principes constitutionnels de 2011, notamment en ce qui concerne la bonne gouvernance et les directives royales visant à numériser l’Administration. L’État a élaboré des stratégies de transformation numérique pour dématérialiser les procédures administratives, améliorer la qualité des services fournis aux citoyens et favoriser un meilleur environnement pour les entreprises. Avec cette numérisation des métiers des collectivités territoriales, ces efforts se concrétisent enfin.
Le cahier des charges de l’appel à manifestation d’intérêt du ministère de l’Intérieur est assez ambitieux. Le prestataire choisi devra notamment fournir, paramétrer et déployer la solution en mode cloud, administrer la solution et toutes les activités qui y sont liées (création de comptes utilisateurs, disponibilité du système, reporting, mises à jour nécessaires, etc.) en utilisant ses propres ressources humaines, matérielles et logistiques.
En plus des tâches mentionnées précédemment, le prestataire sélectionné devra également prendre en charge la formation des utilisateurs du back-office, ainsi que la maintenance de la solution et le support technique pour ces utilisateurs. Il devra intégrer les mises à jour fonctionnelles et techniques pour garantir une amélioration continue des services fournis, et héberger la solution dans un cloud souverain validé par la DGCT.
Une fois la plateforme mise en place, elle comprendra plusieurs espaces, dont certains seront réservés aux fonctionnaires chargés de la légalisation des signatures et de la certification de la conformité des copies aux documents originaux dans les communes ou arrondissements, tandis que d’autres seront dédiés aux utilisateurs. Le prestataire choisi devra s’assurer de l’authentification des utilisateurs via le service d’identification et d’authentification des usagers des services numériques fourni par la Direction générale de la sûreté nationale (DGSN). Cependant, le prestataire pourra également proposer d’autres types d’authentification qu’il jugera plus efficaces, tels que la reconnaissance faciale, par exemple.
Le prestataire doit également fournir un outil interne de suivi pour les demandes en cours et leur progression, ainsi qu’un outil de suivi à distance pour les usagers. Ces derniers doivent être en mesure de visualiser l’état d’avancement de leur demande à tout moment.
La plateforme offrira également des méthodes de paiement en ligne grâce à un module de paiement, ce qui suggère que certains des services électroniques fournis par la plateforme seront payants. De plus, un module de signature électronique devra fournir les mécanismes nécessaires à la signature électronique de différents documents juridiques générés tout au long des processus automatisés.
La plateforme doit être conçue pour être multi-entités, ce qui signifie qu’elle doit permettre la gestion de toutes les communes et arrondissements du Royaume sur une même plateforme en utilisant une architecture distribuée, tout en assurant la confidentialité des données et les performances requises. La plateforme doit être multilingue dès sa mise en ligne, et les e-services de légalisation des signatures et de certification des copies conformes des documents doivent être proposés en deux versions en langues arabe et française.
